Modul 1
AI Smart Office – Boosting Workplace Productivity
Bantu anda guna Gen AI untuk siapkan 12 jenis tugasan kerja.
Durasi
2 hari
Masa
9:00 pagi – 5:00 petang
Lokasi
Atas persetujuan bersama
Pendahuluan
Kursus "AI Smart Office - Boosting Workplace Productivity" ini direka khusus untuk membimbing profesional memanfaatkan tools seperti Gemini, ChatGPT, dan NotebookLM sebagai pembantu peribadi digital yang mampu melaksanakan pelbagai tugasan kompleks dengan ketepatan tinggi.
Melalui pendekatan pembelajaran berasaskan 80% praktikal, peserta tidak sekadar mempelajari teori, tetapi akan terus mengaplikasikan teknik 'prompting' dan strategi AI ke atas tugasan harian mereka semasa sesi latihan berlangsung.
Pengalaman "hands-on" ini memastikan peserta memperoleh keyakinan untuk mengendalikan 12 jenis tugasan pejabat, daripada penulisan surat rasmi dan minit mesyuarat hinggalah kepada analisis data dan penghasilan bahan visual.
Akhir sekali, inisiatif ini bertujuan untuk memperkasakan tenaga kerja dengan kemahiran mendigitalisasikan proses kerja, sekaligus meningkatkan produktiviti organisasi secara mampan.
Objektif Pembelajaran
- •Menerangkan potensi dan etika penggunaan Generative AI dalam persekitaran pejabat.
- •Membina kemahiran 'prompting' yang sistematik untuk mengoptimumkan output AI.
- •Mengintegrasikan penggunaan AI dalam proses penyediaan dokumen rasmi, minit mesyuarat, dan SOP.
- •Menganalisis data dan membina dashboard laporan menggunakan bantuan AI.
- •Menghasilkan bahan kreatif seperti slide pembentangan dan infografik dengan lebih pantas.
Hasil Pembelajaran
Selesai dari sesi ini, peserta dapat:
- •Mengklasifikasikan pelbagai tools AI mengikut kesesuaian tugasan pejabat.
- •Mengaplikasikan teknik prompting yang berkesan (Formula, Reference, Delegate) dalam kerja harian.
- •Mengautomasi penulisan dokumen, minit mesyuarat, dan surat rasmi dengan mematuhi format jabatan.
- •Menyusun maklumat kompleks dan membina pangkalan pengetahuan (knowledge base) jabatan.
- •Mencipta bahan visual dan laporan analitikal yang profesional serta berimpak tinggi.
Sasaran Peserta
- •Pegawai pengurusan dan pentadbiran yang ingin meningkatkan produktiviti kerja.
- •Eksekutif yang mengendalikan pelbagai dokumen dan laporan harian.
- •Staf sokongan pejabat yang ingin menguasai automasi tugasan rutin.
- •Pengurus jabatan yang ingin memantapkan proses dokumentasi dan SOP organisasi.
- •Mana-mana individu yang ingin mendigitalkan aliran kerja pejabat menggunakan AI.
Modul Pembelajaran
Modul 1: Gen AI Sebagai Pembantu Peribadi
- •Pengenalan & Kelebihan Gen AI dalam Kerja Pejabat
- •Mindset & Etika Penggunaan Gen AI
- •Senarai Tools AI (Gemini, ChatGPT, Copilot, dll.)
- •Cara Daftar dan Akses Tools yang Betul
Modul 2: 3 Teknik Prompting Yang Berkesan
- •3 Best Practice Dalam Prompting
- •Cara Buat AI 'Kenal' Anda dan Gaya Kerja Anda
- •Teknik 1: By Formula
- •Teknik 2: By Reference
- •Teknik 3: By Delegate Prompt
Modul 3: Gen AI Untuk Brainstorming & Idea
- •4 Cara Gen AI Bantu Proses Ideasi
- •Prompt Generate Idea Segar & Relevan
- •Prompt Menilai dan Menapis Idea
- •Prompt Menambahbaik Idea Sedia Ada
- •Prompt Skrip Pitch Idea kepada Pihak Atasan
Modul 4: Gen AI Untuk Membuat Minit Mesyuarat
- •Pengenalan kepada Automasi Minit Mesyuarat
- •NotebookLM untuk Generate Minit Secara Automatik
- •Simple Prompt untuk Minit Mesyuarat Asas
- •Basic Prompt untuk Minit Mesyuarat Berstruktur
- •Upgraded Prompt untuk Minit Mesyuarat Profesional
Modul 5: Gen AI Untuk Menyiapkan Proposal
- •Best Practice Membina Proposal yang Berkesan
- •Prompt Membina Flow dan Struktur Proposal
- •Prompt Sequence Prompting untuk Proposal Panjang
- •Prompt Review dan Penambahbaikan Proposal
Modul 6: Gen AI Untuk Surat Rasmi, Memo & Emel
- •Cara Melatih AI Supaya Ikut Format Jabatan Anda
- •Prompt Menulis Surat Rasmi
- •Prompt Menulis Memo
- •Prompt Menulis Email Profesional
Modul 7: Gen AI Untuk Membina SOP Kerja
- •Pengenalan dan Kepentingan SOP dalam Organisasi
- •Struktur & Contoh SOP yang Berkesan
- •Best Practice Membina SOP
- •Prompt Membina SOP dari Awal
- •Prompt Review dan Audit SOP Sedia Ada
Modul 8: Gen AI Untuk Membina Knowledge Base & Internal Chatbot
- •NotebookLM untuk Himpun dan Urus Maklumat
- •Limitasi & Kelebihan Knowledge Base dengan AI
- •Best Practice Mengurus Info Jabatan
- •Cara Bina Knowledge Base Jabatan Anda
- •Cara Setup Internal Chatbot yang Mudah
Modul 9: Gen AI Untuk Membuat Analisa Data & Laporan
- •Best Practice Membuat Analisis Data
- •1 Langkah Penting Supaya AI Faham Konteks Data Anda
- •3 Sequence Prompting untuk Analisis yang Tepat
- •Prompt Membuat Laporan Analisis yang Profesional
Modul 10: Gen AI Untuk Membuat Dashboard Laporan
- •Perbezaan Offline vs Real-Time Dashboard
- •Contoh Offline Dashboard untuk Jabatan
- •Basic Prompt untuk Bina Dashboard Asas
- •Upgraded Prompt untuk Dashboard Profesional
Modul 11: Gen AI Untuk Membuat Slides Pembentangan
- •Best Practice Membuat Slides Pembentangan yang Berkesan
- •Prompt Buat Flow dan Struktur Slides
- •Prompt Buat Slides Menggunakan Gemini
- •Prompt Buat Slides Menggunakan NotebookLM
Modul 12: Gen AI Untuk Membina Poster & Infografik
- •Tools AI Terbaik: ChatGPT & Gemini untuk Visual
- •Prompt Buat Poster Program
- •Prompt Buat Poster Content Media Sosial
- •Prompt Buat Infografik dan Flowchart SOP
- •Prompt Redesign & Perbaiki Poster Sedia Ada
Kaedah Pembelajaran
- •80% praktikal. 20% teori.
- •Sesi penerangan yang ringkas.
- •Sesi demo langkah demi langkah.
- •Sesi praktikal dan review.
Tentatif Program
Hari 1
| Masa | Modul/Aktiviti |
|---|---|
| 09:00 - 10:30 | Modul 1: Gen AI Sebagai Pembantu Peribadi |
| 10:30 - 10:45 | Rehat |
| 10:45 - 13:00 | Modul 2: 3 Teknik Prompting Yang Berkesan |
| 13:00 - 14:00 | Makan Tengah Hari |
| 14:00 - 15:30 | Modul 3: Gen AI Untuk Brainstorming & Idea |
| 15:30 - 17:00 | Modul 4: Gen AI Untuk Membuat Minit Mesyuarat |
Hari 2
| Masa | Modul/Aktiviti |
|---|---|
| 09:00 - 10:30 | Modul 5: Gen AI Untuk Menyiapkan Proposal |
| 10:30 - 10:45 | Rehat |
| 10:45 - 13:00 | Modul 6 & 7: Surat Rasmi, Memo, Emel & SOP |
| 13:00 - 14:00 | Makan Tengah Hari |
| 14:00 - 15:30 | Modul 8, 9 & 10: Knowledge Base, Analisa Data & Dashboard |
| 15:30 - 17:00 | Modul 11 & 12: Slides, Poster & Infografik |